人材不足を解消する方法、ITに頼るのも必要？

働き方改革、人材不足問題に共通する解決の道筋は、生産性の向上です。社員1人1人の業務スキル向上が生産性向上に寄与することはもちろんですが、ITが進化してきた現代、個人の成長だけでなく、ITの活用による日常業務の効率化ということも視野に入れるべきでしょう。ITツールは比較的導入ハードルも低く、即効性があり、持続的な活用を見据えることができると考えられています。

社員間のコミュニケーションをサポートするITツールとしては、「LINE WORKS」や「ChatWork」を利用する企業が増えています。複数の部署間でのコミュニケーションを必要とする企業では、「伝言ゲーム」と例えられるような報・連・相の手間が発生しています。部署間で情報が行き来する伝言ゲームでは、時にFAXやTELでの連絡を必要とする非効率なケースもあり、必然的にヒューマンエラーが起こる可能性も高まります。

前述のようなチャットツールを導入すれば、関係各所に一度に情報を提供でき、より確実でスムーズな報・連・相が期待できます。ツール内で情報を記録として共有できることも重要です。また、ビジネス版のFacebookである「Workplace」も有用なITツールと言えます。このツールでは確認や承認を必要とする事案に対して、「いいね！」で可否を示すことでき、意思決定スピードの向上に大きく寄与します。

365日休まず働く「RPA」とは

日本国内でRPAという言葉が普及し始めたのは2016年頃。翌年2017年には導入ハードルの低さや働き方改革の即効薬として、金融業界を中心に導入のブームが起こりました。RPAは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、コスト削減やミス削減などとしても期待されており、とりわけ事務系のデスクワークに関して、パソコンの中にあるソフトウェアのロボット(RPA)が代行・自動化することが主要な導入目的となります。

RPAは、設定されているルールエンジンのもと動作します。RPAが導入されているPCのディスプレイ上では、まるで人がマウスを操作しているかのようにポインターが移動し、例えば現場案内図の作成など単純な作業を、人間のおよそ3倍の業務スピードでこなしていきます。また、社員の場合、1日の実働時間は8時間内外が一般的ですが、RPAは休憩を必要としないので1日丸24時間働くことが可能です。

つまり、業務スピード3倍、かつ実働時間3倍で、1日あたりの生産性は単純計算で人間の9倍となります。このように見ても、RPAを上手く活用できれば
社員の業務負担の軽減に大きく寄与することが分かります。改めてRPA導入のメリットをまとめると、次の3つとなります。

1)生産性向上
人間にしかできなかったオフィス業務をRPAに代行させることにより、担当者は他の業務に集中できます。

2)人的ミスの防止
人間が行う作業には、ヒューマンエラーが伴います。もちろん、心的、身体的要因により作業ペース、正確性もまちまち。RPAはひたすら正確に業務をこなしてくれます。

3)コスト削減
人件費と比較すると、コストは低いです。さらに、年中休むことがないため、例えばRPAの業務を時給換算するととても安価に感じられるはずです。

住宅会社におけるRPAの活用事例の1つとしては、部材発注業務が挙げられます。RPAは部材に関する注文情報を取りまとめた後、自動で発注先のメーカーが運営するWeb型注文受付システムを開きます。そして、システムに注文情報を登録し、注文報告を社内担当者に回答するまでをRPAがカバーします。RPA導入以前は、この注文情報の転記入力処理は、入力に長時間を要し、入力ミスも少なくありませんでした。RPAにより自動化したところ、入力ミスが激減し、転記入力時間に年間130時間を要していたところ、30時間まで削減できたとのことです。

このケースでは他社が運用するシステムにおいても、RPAによる自動化が可能ということが重要であり、RPAの汎用性の高さが伺えます。住宅会社にとってはまだ馴染みの薄いシステムですが、導入ハードルを乗り越えればRPAを会社の戦力の1つとして捉えられるでしょう。既にRPAを導入している企業ではRPAに人名を付けるなど、社員の1人として位置づけられているということもあるようです。

（情報提供：住宅産業研究所）