効率を高める働き方経営・人材育成

会議の時間を短縮するポイント

全ての企業で行われているであろう会議（ミーティング）。必要以上に長いと感じる方も多くいます。この会議の時間を短縮するためのポイントは、以下の通り。

1)意思決定者を置く

無駄な会議をなくすため、会議に必ず意思決定者を出席させるということです。反対に意思決定者がいない場合は会議を開かない方が良いかもしれません。だらだらと会議が長引いてしまう原因のひとつは意思決定者の不在で、会議がまとまらないということがあるのではないでしょうか。

2)会議の出席者数の上限を決める

会議の出席者数の上限を決めることで会議の長引きを防ぐことができます。出席者が多くなっていつも会議が長引いてしまう場合は、出席者を部署の代表者のみに限定するなど、会議の出席者数を限定することも一つの手かもしれません。

3)立ったまま会議をする

これは立ち食いそば屋と同様の理屈です。立ち食いそば屋は、回転率を高めることで採算性を確保しています。会議も同じで、立ったままでは疲れるので早く終わらせたいという気持ちから、集中して会議が進められるはずです。

4)形だけの定例会議を設定し、会議を開くことを目的にしない

会議で何も決まらなくても、会議を開くだけで何かをやった気になってしまうことがあります。会議を開くときは、新しいアイデアを出し合ったり、明確な方向性やゴールを決めることに留意しましょう。

5)時間を計測する

集中して会議ができるように時間を計測してみましょう。人間は締め切りなど時間の目安があると集中力が変わってきます。時間を意識することで短時間集中型の会議に切り替えることができます。

6)前日までに資料を提出する

翌日の会議の資料は前日までに提出し、資料を配布します。そして、出席者には会議までに資料を読んでもらうという点が肝です。会議で資料全体の説明が必要なくなり、要点や補足事項のみの説明だけで済むので、当日の会議の時間が短縮できます。

7)会議の進行役を決める

取り仕切る役割を持つ人がいないと、会議がまとまりにくくなります。会議では本題から逸れた話に転じてしまったり、出席者同士が雑談をして会議がなかなか進まないことがあります。そうした会議の脱線を防ぐために進行役を決め、会議をスムーズに進めるようにします。

普及する帰社時間カードとは？～業務高効率化に向けた施策

近年、多くの企業で採用され始めたのが終業時間カードです。このカードは文字通り本日の終業予定時刻を記入し、従業員のデスク上に「宣言（掲示）」することで、仕事にメリハリをつけることを目的としています。

デスク上に掲示することで、他の社員からも就業予定時刻を確認できるようにしています。就業時間後によくある「上司が残業しているから帰りづらい」という現象も少なくなるようです。

この事例のほか、「1時間集中カード」というカードもあります。

例えば、内勤中、周囲の声が気になったり、同僚に声をかけられて仕事が捗らないといった時に有用です。このカードは、掲示してから1時間はその名の通り、仕事に集中するための時間に当てることができます。

同僚が当人に話しかけることはできません。外部からの電話に対しては対応せざるを得ないですが、電話を最初に取ることも免除されるようです。

営業、設計、工務など住宅会社の職種は遅くまで働きがちです。業務の効率化を図り、社員が働きやすい労働環境を整えることで、従業員満足度（ES）、業績の向上につながるかもしれません。

（情報提供：住宅産業研究所）